در ابتدای این دیدار آقای  حسینی کاشانی مدیرکل محترم فرهنگ و ارشاد استان قم توضیحاتی راجع به مکتا و کارهای انجام شده و حمایت‌های اداره کل ارشاد از مکتا ارائه دادند و ظرفیت ‌های مکتا را قابل توجه دانسته و افزودند که این مجمع با همفکری و همکاری مدیران کتابخانه‌ها و بصورت دلی و خودجوش و بدون هزینه دولتی تشکیل شده و هدف از تشکیل آن سهولت در ارائه خدمات به محققین و تبادل بین کتابخانه‌ها جهت نشر علم و فرهنگ می‌باشد.
در ادامه جناب آقای رجبیان مدیر محترم کتابخانه آیت‌الله حائری (فیضیه) توضیحاتی در رابطه با تشکیل مکتا و اهداف و چشم‌انداز آینده و کارهای صورت گرفته ارائه دادند.
سپس حضرت‌ آیت‌الله شهرستانی پس از خیرمقدم و ابراز خوشحالی از تشکیل این مجمع نکاتی را یادآور شدند.
ایشان اظهار داشتند متاسفانه علیرغم سرمایه‌های فراوانی که در کشور و خصوصا شهر قم موجود می‌باشد تاکنون کار زیادی برای معرفی اینها و عرضه این منابع آنچنان که در دنیا مرسوم می‌باشد انجام نشده است در صورتی که دیگران در کشورهای دیگر با داشته‌های بسیار کمتر در عرضه سرمایه خود موفق ترند و به چند نمونه در کشورهای عربی اشاره کردند.
ایشان فرمودند مسئله دولتی شدن مکتا از نظر اینجانب اهمیت چندانی ندارد و معیار و میزان اصلی توان ارائه خدمت و استفاده بهتر از امکانات و بهره‌وری بیشتر است. اگر این مهم در چارچوب دولتی میسر باشد اشکالی متوجه آن نیست ولی اگر در قالب بخش خصوصی امکان آن بیشتر باشد باید به آن پرداخت.
ایشان اظهار داشتند باید تعاریف مشخصی برای کتابخانه‌های تخصصی بشود و باید با سایر نهادها و کتابخانه‌ها تعامل و هم‌افزایی خوبی صورت بگیرد تا احساس نکنند که از جایی دستور می‌گیرند و همه باید در کار دخیل باشند و مکتا را از خود بدانند و رقابت‌های ناسالم حذف شود که این از آسیب‌های اصلی می‌تواند باشد. باید به مدیران کتابخانه‌ها شخصیت داد و از دخالت‌های بیمورد پرهیز کرد. ایشان روشهای مهم و تجربه شده مدیریتی را اینگونه تعریف کردند که باید مدیری قوی انتخاب و چارچوب مشخص شود و بعد بگذارند که خود مدیر از خلاقیت خود استفاده کند تا در کارها خللی ایجاد نگردد.
ایشان افزودند باید با کتابخانه‌های بزرگ سایر کشورها هم ارتباط برقرار کرد و از تجربیات آنان نیز استفاده نمود.
در پایان مدیرکل محترم ارشاد جناب آقای حسینی کاشانی و مدیران کتابخانه‌های مکتا از ایشان دعوت کردند که در همایش 23 آذر مجمع کتابخانه‌های تخصصی استان قم مکتا که با سخنرانی حضرت‌آیت‌الله استادی و وزیر محترم فرهنگ و ارشاد اسلامی برگزار می‌شود، شرکت نمایند.