-تعریف:

دبیرخانه بخشی از مکتاست که عهده دار امور اجرایی محوله از سوي شوراي سیاستگذاري و مجمع عمومی است. دبیرخانه براي مدت یک سال از میان اعضاي شوراي سیاستگذاري عضو مکتـا تعیـین مـیگـردد و در صـورت تصـویب شوراي سیاستگذاري، تا دو دوره دیگر قابل تمدید است.

تبصره1: دبیر مکتا مسئول کتابخانهاي است که دبیرخانه مکتا در آنجا مستقر شده است و ایشان همزمان دبیـر شـوراي سیاستگذاري و دبیري مجمع عمومی را نیز بر عهده دارد.

تبصره2 : در صورت انصراف یا عدم توانایی دبیرخانه، شوراي سیاستگذاري میتواند پیش از اتمام دوره زمـانی، دبیرخانـه مجمع را به کتابخانه واجد شرایط دیگري واگذار نماید.

-شرح وظایف:

1.دعوت از اعضا، برگزاري و اداره منظم جلسات و تنظیم صورت جلسات مجمع عمومی و شوراي سیاستگذاري و کارگروه ها؛

2.برگزاري کمیته هاي تخصصی و ایجاد هماهنگی بین آنها؛

3.اطلاع رسانی به موقع و مناسب زمان و مکان برگزاري جلسات شوراي سیاستگذاري، مجمع عمومی و همایشها به اعضاي شرکت کننده؛

4.جمع آوري دستور جلسات و ارسال آن به اعضاي مکتا یا اعضاي شوراي سیاستگذاري؛

5.ابلاغ کلیه مصوبات مجمع عمومی و شوراي سیاستگذاري به اعضاي مکتا؛

6.تهیه گزارش و خبر از کلیه جلسات برگزار شده و اطلاع رسانی در سایتها و خبرگزاريها؛

7.نگهداري مدارك و اسناد (اساسنامه، آیین نامه، لیست و مشخصات اعضا، تفاهم نامه هاي امضا شده، صورت جلسه ها و ...) و تحویل آنها به شوراي سیاستگذاري پس از اتمام دوره؛

8.ثبت تفاهم نامه ها و آیین نامه ها در دبیرخانه مکتا؛

9.مستند سازي فعالیت هاي مکتا؛

10.گزارش فعالیت کمیته ها و درخواست هاي عضویت یا لغو عضویت به شوراي سیاستگذاري

اولین جلسه شورای سیاستگذاری مجمع در دوره جدید، روز چهارشنبه 15/10/1395 با حضور مدیران کتابخانه آیت الله العظمی بروجردی، کتابخانه آیت الله العظمی حائری، کتابخانه حوزه و دانشگاه، کتابخانه ادبی و هنر دفتر تبلیغات اسلامی، کتابخانه دانشگاه قم، کتابخانه جامعه الزهرا، کتابخانه دانشگاه مفید، کتابخانه دانشگاه ادیان و مذاهب و هیات موسس سرکار خانم دکتر فرهودی و جناب آقای کاتبی و رئیس انجمن کتابداری استان قم برگزار شد.

در این جلسه با نظر اکثریت اعضای شورای سیاستگذاری کتابخانه دانشگاه ادیان و مذاهب برای دومین سال متوالی به عنوان دبیرخانه مجمع و آقای مهدی محمدی شجاعی به عنوان دبیر مجمع انتخاب شدند.